Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Bedrijfsnaam: Simpel IT
KvK-nummer: [KVK-NUMMER VOLGT]
Vestigingsadres: [VESTIGINGSADRES VOLGT]
Contact: info@salonagendapro.nl

Simpel IT is verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen website-, account-, contact- en facturatiegegevens. Voor klant- en medewerkersgegevens die een salon via SalonAgendaPro beheert, is de salon in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Simpel IT die gegevens namens de salon. De afspraken daarover horen in een verwerkersovereenkomst.

Wanneer Simpel IT persoonsgegevens voor een eigen doel, zoals training van het eigen AI-model, verwerkt, is Simpel IT voor die verwerking zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dat valt niet automatisch onder de opdracht van een salon.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik gaat het om contact- en accountgegevens, salongegevens, medewerkersgegevens, afspraken, klantdossiers, diensten, facturatiegegevens, berichten en AI-interacties. Ook verwerken wij technische gegevens die nodig zijn voor werking en beveiliging, zoals sessiegegevens en loggegevens.

Een klantdossier kan gevoelige informatie bevatten. Salons mogen bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, alleen invoeren wanneer dat noodzakelijk is en daarvoor een geldige AVG-grondslag en uitzondering op het verwerkingsverbod bestaan. Deze gegevens gebruiken wij niet voor AI-training.

3. Doeleinden en grondslagen

• Dienstverlening: accounts, salonbeheer, afspraken en ondersteuning, voor uitvoering van de overeenkomst met de salon. Klantgegevens verwerken wij volgens de rechtmatige instructies van de salon.
• Administratie: facturatie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplichten.
• Beveiliging: noodzakelijk toezicht op de werking en het voorkomen van misbruik, op basis van ons gerechtvaardigd belang, met afweging van de privacybelangen van betrokkenen.
• AI-training: verbetering van ons eigen AI-model met daadwerkelijk anonieme gegevens, of met persoonsgegevens uitsluitend na afzonderlijke, aantoonbare toestemming zoals hieronder beschreven.

Toestemming voor inzage door onze medewerkers is iets anders dan de grondslag voor de automatische verwerking die nodig is om de dienst te leveren.

4. Gegevens gebruiken om ons eigen AI-model te trainen

Wij verwerken gegevens om ons eigen AI-model te trainen en de kwaliteit van onze AI-functionaliteit te verbeteren. Wij verkopen deze gegevens niet. Gegevens kunnen bijvoorbeeld bestaan uit geselecteerde interacties met de AI-functionaliteit en gebruiksvoorbeelden.

Waar mogelijk gebruiken wij uitsluitend daadwerkelijk geanonimiseerde gegevens, die niet meer naar een persoon te herleiden zijn. Pseudonimisering, zoals het vervangen van een naam door een code, maakt gegevens niet anoniem; de AVG blijft daarop van toepassing.

Voor training met persoonsgegevens vragen wij vooraf afzonderlijke, vrije, specifieke, geïnformeerde en aantoonbare toestemming van iedere betrokken persoon. Toestemming van alleen de salonhouder is niet voldoende voor persoonsgegevens van klanten of medewerkers. Akkoord gaan met de algemene voorwaarden of deze verklaring is geen toestemming voor AI-training.

Voor die toestemming leggen wij uit welke gegevens worden gebruikt, voor welke training, hoe lang de trainingsgegevens worden bewaard en welke gevolgen het gebruik kan hebben. Zonder die toestemming gebruiken wij de betreffende persoonsgegevens niet voor training. Weigeren of intrekken van deze toestemming verhindert niet het gebruik van de gewone salonmanagementdienst.

Je kunt toestemming intrekken via info@salonagendapro.nl. Daarna stoppen wij toekomstig gebruik van jouw persoonsgegevens voor training en behandelen wij een verwijderingsverzoek volgens de AVG, ook voor zover persoonsgegevens in een model aanwezig zijn. Intrekking maakt eerdere rechtmatige verwerking niet onrechtmatig. Wij beloven niet dat een reeds getraind model technisch eenvoudig kan worden teruggedraaid.

5. Inzage in klant- en salongegevens

Onze medewerkers mogen klant- en salongegevens alleen inzien met voorafgaande toestemming voor het betreffende doel, bijvoorbeeld bij een concreet supportverzoek. Inzage blijft beperkt tot bevoegde medewerkers en de gegevens die voor dat doel noodzakelijk zijn. Een supportverzoek geeft geen toestemming voor AI-training.

De salon moet bevoegd zijn om die inzage toe te staan en, waar nodig, toestemming van de betrokken klant of medewerker verkrijgen. Een wettelijk verplichte verstrekking aan een bevoegde instantie staat los van vrijwillige inzage door onze medewerkers; een dergelijke verstrekking beperken wij tot wat de wet vereist.

6. Versleuteling en beveiliging

Alle data wordt versleuteld opgeslagen, ook wanneer die data in back-ups of trainingsbestanden wordt bewaard. Gegevensoverdracht vindt plaats via beveiligde verbindingen. Toegang wordt beperkt tot bevoegde personen voor het noodzakelijke doel.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik en onbevoegde toegang tegen te gaan. Geen systeem kan absolute veiligheid garanderen. Bij een datalek handelen wij volgens de AVG, inclusief melding aan de toezichthouder en betrokkenen wanneer dat verplicht is.

7. Delen met andere partijen

Wij verkopen klant-, salon- en trainingsdata niet. Alleen wanneer noodzakelijk voor de dienst schakelen wij leveranciers in, bijvoorbeeld voor hosting, opslag of communicatie. Met verwerkers maken wij afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking uitsluitend volgens instructies. Een leverancier krijgt geen toestemming om deze persoonsgegevens voor eigen AI-training te gebruiken.

Bij een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte zorgen wij vooraf voor een geldige AVG-doorgiftegrondslag en de vereiste aanvullende waarborgen. Informatie over relevante ontvangers en doorgiftewaarborgen kun je via ons contactadres opvragen.

8. Bewaartermijnen en opruimen

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk en ruimen ze op conform wet- en regelgeving, waaronder de AVG. De bewaartermijn hangt af van het doel, de overeenkomst, instructies van de salon en wettelijke verplichtingen. Administratieve gegevens waarvoor de fiscale bewaarplicht geldt, bewaren wij doorgaans zeven jaar; afwijkende wettelijke termijnen blijven van toepassing.

Na afloop van de dienstverlening worden salon- en klantgegevens teruggegeven of verwijderd volgens de verwerkersovereenkomst, tenzij de wet bewaring verplicht. Overbodige support-, log- en trainingsgegevens verwijderen of anonimiseren wij. Back-ups worden binnen de toepasselijke back-upcyclus opgeschoond; verwijderde gegevens worden bij herstel niet opnieuw voor regulier gebruik beschikbaar gemaakt.

De concrete termijnen en afspraken voor salondata en back-ups worden in de verwerkersovereenkomst vastgelegd; de bewaartermijn voor persoonsgegevens voor AI-training wordt vooraf bij het vragen van toestemming meegedeeld.

9. Jouw privacyrechten

Onder de voorwaarden van de AVG kun je inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van je gegevens vragen, bezwaar maken en toestemming intrekken. Neem contact op via info@salonagendapro.nl. Wij kunnen op passende wijze je identiteit controleren en reageren in beginsel binnen een maand. Een wettelijk toegestane verlenging lichten wij tijdig toe.

Gaat je verzoek over een klantdossier bij een salon? Neem dan eerst contact op met die salon. Wij ondersteunen de salon bij het afhandelen van verzoeken. Voor ons eigen gebruik van persoonsgegevens, waaronder eventuele AI-training, kun je rechtstreeks bij Simpel IT terecht.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies en wijzigingen

SalonAgendaPro gebruikt functionele cookies en browseropslag voor onder meer de inlogsessie en gebruikersvoorkeuren. Voor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming vereist is, moet vooraf afzonderlijk toestemming worden gevraagd.

Bij wijzigingen publiceren wij een bijgewerkte verklaring met een nieuwe datum. Een nieuwe verklaring verleent geen toestemming voor nieuwe verwerkingsdoelen; waar nodig vragen wij opnieuw toestemming.